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Módulos iEventSoftware
Facilmente e com um intuitivo ambiente, o planeador coloca os diversos formulários Online, para que os participantes insiram todos os dados para serem tratados na sua gestão. Ao longo de todos os processos do evento, a aplicação vai disponibilizando vários documentos aos participantes e actualiza os estados, sem qualquer intervenção do seu gestor.
No poderoso BackOffice da aplicação, o planeador pode parametrizar qual o tipo de formulário que vai utilizar sem qualquer intervenção nossa, o tipo vai definir se é um simples formulário da inscrição ou o mais complexo formulário de Abstracts ou submissão de revistas.
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Plataforma online
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Desenho do evento
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Facilmente acedida por todos os intervenientes do evento, através de um browser, esta centralizada toda a informação num único sítio, aumentando assim a participação do evento e reduzindo os seus custos. O gestor através do BackOffice facilmente disponibiliza toda a informação, acessos a formulários e submissão de trabalhos aos seus participantes.
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Na plataforma, pode criar vários eventos e dentro destes, vários formulários On Line. Nos formulários, são definidos todos os objectos que vão ser essenciais para informar, recolher e controlar ao longo do evento, como por exemplo os almoços, hotéis, cursos, sessões, abstracts, entre outros. Pode criar um site com a marca do Evento.
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Inscrições / Check In
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Área Financeira
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No desenrolar do evento a aplicação disponibiliza vários menus intuitivos onde o gestor pode ver toda a informação actualizada, efectuar check in, ou alterar o estado de um dos muitos objectos. Com um simples clique e sem grande formação, qualquer secretariado faz um check in ou recebe um pagamento.
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Pode definir pagamentos por Visa / Multibanco / Cheque / Transferência, os dois primeiros validados pela aplicação, os restantes confirmados pelo gestor. Com as alterações de estados a aplicação vai disponibilizando recibos na área do participante. Ao longo do processo o participante pode alterar a sua inscrição, ficando registado em conta corrente todas as transacções efectuadas. A plataforma está preparada para interligar com o ERP PHC Advanced.
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Controlo de objectos
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CME Credit Medical Education
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A aplicação disponibiliza menus, que com uma simples leitura do código do participante, pode verificar se tem créditos de refeições, acessos a cursos, ou simplesmente efectuar o seu registo. A aplicação está preparada para saber o tempo de permanência em sala, bem como fornecer toda a informação do registo para a indústria (Retrieval).
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A plataforma emite o certificado aprovado pelo Accreditation Council for Continuing Medical Education (ACCME). Este tipo de certificado é disponibilizado na área de documentos do participante, sempre que os créditos obtidos nas permanências das sessões cumpram os requisitos mínimos definidos pelo Conselho Científico.
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Relatórios Online
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Submissão de abstracts / submissão de artigos para revistas
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Ao longo de todo o workflow, vão sendo disponibilizados documentos a todos o intervenientes na área de Documentos e Listagens. Estes documentos, ficam disponíveis, sempre que acontece uma acção, por exemplo, o participante pode receber uma carta convite, ao se inscrever, é disponibilizado o crachá, carta check in, carta visto, ao efectuar o pagamento, recebe o recibo, ao permanecer nas sessões, recebe o certificado. Tudo isto sem ter que imprimir nada. A maior parte destes procedimentos são gerados, sem intervenção do gestor. Também pode disponibilizar documentos, para a direcção com relatórios em tempo real, para que possam tomar decisões durante e não depois do evento, como por exemplo questões de grande participação, segurança e controlo.
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Esta solução disponibiliza aos associados uma ferramenta onde poderão enviar resumos e artigos para serem avaliados pelos diferentes revisores. No formulário de Abstracts, pode configurar o tema, tipo, apresentação, palavra-chave, entre outros. Ao escolher o tipo, pode variar a estrutura de submissão, bem como o número de palavras ou caracteres, pode ainda filtrar o número e tipo de ficheiro a anexar. Na Área de resumo o revisor terá todos os trabalhos que lhe foram atribuidos de forma manual ou automaticamente, através de critérios de avaliação previamente configurados, o revisor de uma forma simples e sem qualquer formação poderá executar a sua tarefa. No desenrolar deste processo, todos os utilizadores poderão aceder à sua área de trabalho e obterem os resultados. No final a aplicação gera uma acta com os trabalhos escolhidos para comunicação oral ou poster, dentro das sessões definidas no evento.
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